Procedura przyznawania stypendiów dla doktorantów na rok akademicki 2021/2022
Szanowni Doktoranci,
przekazuję informacje otrzymane z Biura ds. Pomocy Materialnej UW dotyczące procedury przyznawania stypendiów dla doktorantów, uczestników studiów doktoranckich na rok akademicki 2021/2022.
[akty prawne]
Zarządzenia Rektora, które regulują proces przyznawania stypendiów dla doktorantów na rok akademicki 2021/2022 to:
1) zarządzenie nr 178 Rektora UW z dnia 18 sierpnia 2020 r. w sprawie warunków i trybu przyznawania stypendiów doktoranckich na Uniwersytecie Warszawskim;
2) zarządzenie nr 179 Rektora UW z dnia 18 sierpnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu określającego tryb przyznawania zwiększenia stypendium doktoranckiego na Uniwersytecie Warszawskim;
3) zarządzenie nr 142 Rektora UW z dnia 1 października 2019 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu świadczeń dla studentów Uniwersytetu Warszawskiego.
[forma składania wniosków]
Wniosek o przyznanie stypendium doktoranckiego, zwiększenia stypendium doktoranckiego oraz stypendium rektora dla doktorantów w roku akademickim 2021/2022 doktoranci składają w formie dokumentu elektronicznego przez USOSweb (tak jak w roku ubiegłym udostępniono możliwość wgrywania załączników potwierdzających osiągnięcia). Wniosek złożony w tej formie jest uwierzytelniany w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności danych w postaci elektronicznej. Datą wszczęcia postępowania w sprawie przyznania stypendium jest dzień złożenia wniosku w formie dokumentu elektronicznego przez USOSweb.
[terminy składania wniosków oraz szczegółowe zasady oceny wniosków]
Terminy zostały zatwierdzone przez Rektora UW, szczegółowe zasady oceny wniosków o przyznanie poszczególnych stypendiów naukowych dla doktorantów znajdują się w plikach (dostęp poprzez kliknięcie):
1. Forma i terminy składania wniosków o przyznanie stypendium doktoranckiegow roku akademickim 2021/2022 i ich oceny przez komisje doktoranckie (pdf)
2. Forma i terminy składania wniosków o przyznaniestypendium rektora w roku akademickim 2021/2022 i ich oceny przez komisje doktoranckie (pdf)
3. Forma i terminy składania wniosków o przyznanie zwiększenia stypendium doktoranckiego w roku akademickim 2021/2022 i ich oceny przez komisje doktoranckie (pdf)
Terminy składania wniosków oraz ich oceny są określone w komunikatach, które podpięto w załącznikach pdf powyżej.
Doktoranci mogą składać wnioski o przyznanie stypendiów w USOSweb od 13 września 2021 r.
[komisja doktorancka]
Komisja doktorancka zajmuje się oceną wniosków o przyznanie stypendium doktoranckiego, zwiększenia stypendium doktoranckiego oraz stypendium rektora dla doktorantów. Komisję powołuje oraz dokonuje zmian w jej składzie Rektor. Opis procedury zmian składu komisji (dotyczy to także powołania dodatkowych przedstawicieli doktorantów) znajduje się na stronie.
[zasady oceny wniosków o przyznanie stypendiów naukowych]
– ocenie komisji podlegają wyłącznie osiągnięcia wskazane we wniosku;
– uznaje się tylko te osiągnięcia, które uwzględniają Szczegółowe zasady oceny wniosków;
– uznaje się tylko te osiągnięcia, które uwzględniają Szczegółowe zasady oceny wniosków;
– doktoranci przebywający na urlopie w roku 2020/2021 mogą ubiegać się o przyznanie stypendium na rok 2021/2022 wyłącznie na podstawie osiągnięć z roku 2020/2021 (co do zasady po powrocie z urlopu doktoranci mogą otrzymać stypendium, jeśli spełniają kryteria);
– punktuje się tylko osiągnięcia z roku akademickiego 2020/2021, z zastrzeżeniem, że w szczególnie uzasadnionych przypadkach na wniosek kierownika studiów doktoranckich Rektor może wyrazić zgodę na ocenę osiągnięć wszystkich doktorantów, którzy znajdują się na danej liście rankingowej, z innego okresu, z tym że musi on być równy 12 miesiącom.
[przepisy COVID-owe]
Przepisy zarządzeń Rektora, na mocy których w przypadku oceny wniosków o przyznanie stypendiów komisja doktorancka oceniając wniosek mogła uznać dane kryterium przyznawania stypendium za spełnione, o ile doktorant wiarygodnie uzasadnił i udokumentował, że nieuzyskanie przynajmniej jednego osiągnięcia punktowanego w ramach tego kryterium było przez niego niezawinione i spowodowane zostało ograniczeniami wprowadzonymi w związku z rozprzestrzenianiem się pandemii COVID-19nie obowiązują już przy przyznawaniu stypendiów na rok akademicki 2021/2022.
[ocena wniosków przez komisję doktorancką]
Oceniając wniosek komisja powinna:
– podać liczbę punktów przyznaną za dane osiągnięcie;
– w przypadku, gdy doktorant osiągnął już limit punktów możliwych do zdobycia za dany typ osiągnięć (np. publikacje naukowe, konferencje), ale posiada więcej punktowanych osiągnięć zaliczonych do tego typu osiągnięć, należy przy danym osiągnięciu napisać: “TAK, 0 pkt, limit punktów”;
– podać ostateczny wynik (tj. sumę wszystkich punktów) doktoranta.Zgodnie z instrukcją obsługi wniosków w USOSweb w systemie należy:
1) przyjąć wszystkie wnioski do rozpatrzenia (tzn. zaakceptować je),
2) zaznaczyć w każdym wniosku, które osiągnięcia zostały uznane przez komisję, a które nieuznane,3) wpisać punkty przyznane za poszczególne osiągnięcia oraz w razie potrzeby dodać komentarze (tj. uzasadnienie dokonanej oceny – należy to czynić przede wszystkim przy osiągnięciach nieuznanych lub osiągnięciach uznanych, którym przyznano jednak 0 punktów wobec wypełnienia limitu punktów przez wnioskodawcę za dany typ osiągnięć),
4) wpisać ostateczny wynik (sumę wszystkich punktów) uzyskany przez doktoranta.Wypełnienie powyższych czterech punktów należy traktować jako obowiązkowe dla każdej komisji. Oceny wniosków należy dokonać zgodnie z terminami określonymi w komunikatach załączonych do tej wiadomości.Dostęp do obsługi wniosków w USOSweb o przyznanie stypendium doktoranckiego, zwiększenia stypendium doktoranckiego i stypendium rektora mogą otrzymać wszyscy członkowie komisji oraz pracownik administracji obsługujący daną komisję.
W sprawie przyznania członkom komisji uprawnień do pracy z wnioskami w USOSweb uprzejmie prosimy o kontakt pod adresem: bpm@uw.edu.pl.
Oceniając wniosek komisja powinna:
– podać liczbę punktów przyznaną za dane osiągnięcie;
– w przypadku, gdy doktorant osiągnął już limit punktów możliwych do zdobycia za dany typ osiągnięć (np. publikacje naukowe, konferencje), ale posiada więcej punktowanych osiągnięć zaliczonych do tego typu osiągnięć, należy przy danym osiągnięciu napisać: “TAK, 0 pkt, limit punktów”;
– podać ostateczny wynik (tj. sumę wszystkich punktów) doktoranta.Zgodnie z instrukcją obsługi wniosków w USOSweb w systemie należy:
1) przyjąć wszystkie wnioski do rozpatrzenia (tzn. zaakceptować je),
2) zaznaczyć w każdym wniosku, które osiągnięcia zostały uznane przez komisję, a które nieuznane,3) wpisać punkty przyznane za poszczególne osiągnięcia oraz w razie potrzeby dodać komentarze (tj. uzasadnienie dokonanej oceny – należy to czynić przede wszystkim przy osiągnięciach nieuznanych lub osiągnięciach uznanych, którym przyznano jednak 0 punktów wobec wypełnienia limitu punktów przez wnioskodawcę za dany typ osiągnięć),
4) wpisać ostateczny wynik (sumę wszystkich punktów) uzyskany przez doktoranta.Wypełnienie powyższych czterech punktów należy traktować jako obowiązkowe dla każdej komisji. Oceny wniosków należy dokonać zgodnie z terminami określonymi w komunikatach załączonych do tej wiadomości.Dostęp do obsługi wniosków w USOSweb o przyznanie stypendium doktoranckiego, zwiększenia stypendium doktoranckiego i stypendium rektora mogą otrzymać wszyscy członkowie komisji oraz pracownik administracji obsługujący daną komisję.
W sprawie przyznania członkom komisji uprawnień do pracy z wnioskami w USOSweb uprzejmie prosimy o kontakt pod adresem: bpm@uw.edu.pl.
[liczba stypendiów]
W przypadku stypendium doktoranckiego na IV roku studiów doktoranckich oraz na tzw. 1. przedłużeniu studiów należy zapewnić stypendia dla co najmniej 50% najlepszych doktorantów.
W przypadku zwiększenia stypendium doktoranckiego do jego otrzymania należy rekomendować nie więcej niż 30% najlepszych doktorantów na danym roku.
W przypadku stypendium rektora do jego otrzymania należy rekomendować nie więcej niż 10% najlepszych doktorantów na danym roku.[przetwarzanie danych osobowych]
Zgodnie z polityką ochrony danych osobowych na Uniwersytecie Warszawskim każda osoba przetwarzająca dane osobowe powinna przejść szkolenie z ochrony danych osobowych i otrzymać upoważnienie. Dotyczy to także członków komisji doktoranckiej. Jeśli członkowie komisji nie otrzymali odpowiednich upoważnień, procedura w Państwa przypadku jest następująca:
1.Przewodniczący komisji przekazuje do Inspektora Ochrony Danych UW Inspektor.OchronyDanych@adm.uw.edu.pl decyzję (zarządzenie) o powołaniu komisji. W międzyczasie osoby, które dotąd nie logowały się na https://kampus.come.uw.edu.pl, dopełniają tej formalności (wystarczy wejść na stronę i zalogować się danymi do USOSweba).
2. IOD zapisuje członków komisji na szkolenie na platformie https://kampus.come.uw.edu.pl. IOD może zapisać tylko te osoby, które mają konto na COME, stąd konieczność zalogowania się wcześniej.
3. Po zaliczeniu szkolenia przez wszystkich członków komisji, przewodniczący przekazuje kierownikowi jednostki podpisane przez nich oświadczenia o przeszkoleniu z ochrony danych osobowych.
4. Kierownik jednostki wydaje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Prosimy o zwrócenie uwagi, by wydane upoważnienie dotyczyło nie tylko nośników papierowych, ale również danych przetwarzanych w USOS.
Wszyscy członkowie komisji muszą posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Wszelkie pytania (w kwestiach merytorycznych i technicznych) związane z procedurą przyznawania stypendiów dla doktorantów mogą Państwo kierować na adres mailowy bpm@uw.edu.pl.